Kunst en schilderijen verzenden

Voordat u begint

De meeste schade onderweg heeft drie oorzaken: een klap op een hoek, glas dat op het oppervlak breekt, en iets wat de verf raakt. Elke methode hieronder is bedoeld om die drie te voorkomen.

1. Kies de methode op basis van het kunstwerk, niet van de doos die u toevallig hebt.

2. Controleer het kunstwerk. Is de verf helemaal droog (helemaal niet meer kleverig)? Is de lijst stevig, zit het ophangdraad vast, is het glas heel? Laat er ergens verf los? Een kunstwerk waarvan verf loslaat of dat beschadigd is, gaat pas op reis als een restaurator ernaar heeft gekeken.
3. Fotografeer het voordat u het inpakt. Voorkant, achterkant, hoeken, signatuur, eventuele bestaande sporen, en daarnaast een paar foto's van elke stap van het inpakken. Dat is uw bewijs als u een schadeclaim moet indienen. Staat het kunstwerk op Philoteknia, voeg deze foto's dan toe aan het dossier: ze worden deel van de geschiedenis van het werk.
4. Meet en weeg het kunstwerk met lijst en al. Vervoerders rekenen op afmetingen en op gewicht, dus een doos die maar net groter is dan nodig bespaart geld.
5. Werk schoon. Een lege tafel, schone handen of katoenen handschoenen, geen ringen of horloges. Vraag hulp voor alles wat u niet gemakkelijk alleen kunt tillen.

Wat u nodig hebt

Dit alles is te koop in een verpakkingswinkel of online; u hebt niet voor elk kunstwerk alles nodig.

Gebruik geen kranten (de inkt geeft af), geen plastic folie direct op verf of papier (houdt vocht vast, kan gaan plakken) en geen chips of opvulvlokken (die verschuiven, zodat het kunstwerk naar de bodem zakt).

Ingelijste kunstwerken achter glas of acryl

Het grootste risico is het glas: als het breekt, snijden de scherven in het kunstwerk. Plak het eerst af en bouw dan laag voor laag naar buiten op.

1. Maak het glas schoon, zodat er geen vegen worden ingesloten.
2. Plak het glas af (alleen echt glas). Breng tape met lage kleefkracht aan in een raster of in een grote X over de hele ruit. Als het glas breekt, houdt de tape de stukken bij elkaar. Plak geen acryl (plexiglas) af; dat krast snel en tape kan er sporen op achterlaten. Bedek acryl in plaats daarvan met zijdepapier.
3. Een heel grote lijst met glas? Overweeg om een lijstenmaker het glas te laten verwijderen en het apart te verzenden of het bij aankomst te laten vervangen. Grote ruiten breken het gemakkelijkst.
4. Wikkel het werk in pergamijn of zuurvrij zijdepapier, voor- en achterkant, en plak het papier alleen aan zichzelf vast. Plak nooit over het Philoteknia-objectlabel op de achterkant, en zorg dat het bij aankomst zichtbaar is.
5. Zet hoekbeschermers op alle vier de hoeken.
6. Wikkel het in noppenfolie, met de noppen naar buiten, in twee of drie lagen, ongeveer 5 cm dik aan alle kanten. Plak de naden af.
7. Leg het tussen twee stevige platen die iets groter zijn dan de lijst, en tape die aan elkaar vast. Zo kan niets door de voorkant heen prikken.
8. Binnendoos: zet het in een nauw passende doos en vul elke ruimte op, zodat het niet kan bewegen.
9. Buitendoos (dubbele doos): zet de binnendoos in een grotere doos met minstens 5 cm opvulling aan elke kant. Dit is de doeltreffendste stap tegen ruwe behandeling.
10. Schudtest: sluit de doos en kantel haar voorzichtig. Hoort of voelt u beweging, vul dan meer op.
11. Dichtplakken en etiketteren: plak alle naden en flappen af; schrijf "Breekbaar" en "Glas" op de doos en teken pijlen voor "Deze kant boven". Verzend ingelijste kunstwerken rechtop op hun zijkant, niet plat liggend.

Niet-ingelijste doeken op een spieraam

Het verfoppervlak ligt bloot, dus er mag niets op drukken, en het doek kan zowel van voren als van achteren worden ingedeukt.

1. Zorg dat de verf helemaal droog is. Olieverf kan aan het oppervlak droog aanvoelen en daaronder nog zacht zijn; dikke verf (impasto) heeft weken of maanden nodig. Wacht bij twijfel.
2. Bedek de voorkant met pergamijn, niet met noppenfolie of plastic. Vouw het om de latten van het spieraam en plak het vast aan zichzelf of aan de achterkant van het spieraam, nooit aan de verf.
3. Bescherm de achterkant: snijd een stuk stevige plaat op maat dat aan de achterkant binnen de latten van het spieraam past, zodat niets van achteren in het doek kan drukken. Plak nooit over het Philoteknia-objectlabel op de achterkant, en zorg dat het bij aankomst zichtbaar is.
4. Hoekbeschermers op alle vier de hoeken.
5. Leg het tussen twee stevige platen die iets groter zijn dan het doek.
6. Dikke of reliëfrijke verf: de voorste plaat mag de verf niet raken. Maak een ondiepe "bak" met afstandhouders (stroken plaat op de randen van het spieraam), zodat de voorste plaat boven het oppervlak blijft.
7. Noppenfolie, dan een dubbele doos, precies zoals bij ingelijste kunstwerken (zie Ingelijste kunstwerken achter glas of acryl, stap 6 tot 11).

Werken op papier, pastel en houtskool

Papier moet plat en droog blijven; poederachtige materialen mogen helemaal niet worden aangeraakt.

Aquarellen, prenten, inkt- en potloodtekeningen (niet ingelijst)

1. Leg het kunstwerk met de voorkant naar boven op een stevige plaat die iets groter is dan het papier.
2. Bedek het met pergamijn. Zet het kunstwerk vast met papieren fotohoekjes of door het pergamijn op de plaat vast te plakken; plak nooit tape op het kunstwerk zelf.
3. Leg er een tweede plaat bovenop en tape de twee platen aan alle kanten aan elkaar.
4. Schuif het geheel in een platte, stevige envelop of doos, zo opgevuld dat het niet kan verschuiven, en schrijf er "Niet buigen" op.

Rol of vouw een werk op papier nooit om verzendkosten te besparen; de vouwen gaan er nooit meer uit.

Pastel, houtskool en zacht potlood

Deze vegen al bij de lichtste aanraking uit, dus de werkwijze is anders:

• Er mag niets op het oppervlak liggen, zelfs geen pergamijn, als het kunstwerk niet gefixeerd is. Maak van stroken plaat langs de randen een ondiepe doos of "bak", zodat het deksel boven het kunstwerk blijft zonder het te raken.
• Houd het altijd met de voorkant naar boven en zet op meerdere zijden van de doos "Deze kant boven".
• Ingelijste pastels zijn het best ingelijst met een passe-partout of afstandhouder, zodat het glas de pastel niet raakt. Dek een pastel nooit af met acrylglas: door de statische lading kan pigment van het papier loskomen.
• Glas op een pastel in een lijst: plak het af zoals elk ander glas (zie Ingelijste kunstwerken achter glas of acryl). Stoot of schud de lijst niet tijdens het inpakken; los pigment valt dan op het passe-partout.

Opgerolde doeken in een koker

Oprollen is goedkoper en geschikt voor grote moderne doeken, maar het is voor de verf de riskantste methode. Gebruik het alleen als aan de voorwaarden hieronder is voldaan, en laat de ontvanger vooraf weten dat het doek opnieuw moet worden opgespannen.

Rol niet op als de verf dik of reliëfrijk, oud of broos, gebarsten of loslatend is, of niet helemaal droog, en ook niet als het kunstwerk op papier, karton of paneel is gemaakt. Verzend bij twijfel plat.

1. Haal het doek voorzichtig van het spieraam, en verwijder nietjes of spijkertjes met een plat stuk gereedschap. Bewaar de latten van het spieraam als de ontvanger ze opnieuw gaat gebruiken.
2. Gebruik een zo dik mogelijke kern. Hoe groter de diameter, hoe minder de verf buigt. Rol het doek in de verzendkoker op een aparte binnenkern (een stevige kartonnen koker, of een koker van een stofrol), omwikkeld met pergamijn.
3. Leg een vel pergamijn of zuurvrij zijdepapier over de verf, groter dan het doek.
4. Rol op met de verf naar buiten. Restauratoren raden dit aan: als het doek later wordt uitgerold en vlak gelegd, wordt verf die aan de buitenkant zat samengedrukt in plaats van uitgerekt, zodat ze minder snel barst.
5. Rol langzaam en gelijkmatig op, houd de randen recht op elkaar en strijk eventuele plooien in het zijdepapier glad.
6. Wikkel de rol in noppenfolie, met de noppen naar buiten, tot ze nauw in de verzendkoker past.
7. Verzendkoker: stevig, met dikke wand en eindkappen, ongeveer 10 cm langer dan de rol. Vul beide uiteinden op, zodat de rol niet kan schuiven.
8. Plak de kappen vast met tape, en overweeg bij langere reizen de koker in een doos te stoppen.

Bij aankomst moet het doek op kamertemperatuur worden uitgerold en door een lijstenmaker opnieuw worden opgespannen, en niet lang opgerold blijven liggen.

Grote of waardevolle kunstwerken

Boven een bepaalde maat, een bepaald gewicht of een bepaalde waarde is een kartonnen doos niet meer genoeg, en is een pakketdienst niet de juiste weg.

Gebruik een houten kist als het kunstwerk groot of zwaar is, een kwetsbare gesneden of vergulde lijst heeft, of naar het buitenland gaat. Verpakkingsleveranciers verkopen kant-en-klare kisten; een lijstenmaker of kunstverpakker kan er een op maat maken. Het ingepakte kunstwerk wordt binnenin met schuimblokken vastgezet, zodat het de wanden van de kist niet kan raken.

Schakel een professionele kunsttransporteur in als:

• het kunstwerk te groot of te zwaar is voor een pakketvervoerder;
• de waarde hoger is dan wat een pakketvervoerder wil verzekeren (zie Vervoerders, verzekering en etiketten);
• het oud of kwetsbaar is, of al enige schade heeft;
• het de EU verlaat en misschien een uitvoervergunning nodig heeft (zie Verzenden naar het buitenland).

Kunsttransporteurs halen het werk op, pakken het ter plaatse in, vervoeren het in voertuigen met klimaatbeheersing, regelen de douane en bieden een "nail to nail"-verzekering (van de muur waar het werk vertrekt tot de muur waar het aankomt). Ze zijn duurder, maar voor een waardevol of onvervangbaar kunstwerk zijn ze de enige verstandige keuze. Vraag bij minstens twee een offerte aan, en vraag welke verzekering inbegrepen is.

Een tussenweg: sommige verpakkingswinkels en lijstenmakers pakken het kunstwerk voor u in, waarna u zelf de vervoerder boekt.

Vervoerders, verzekering en etiketten

Lees de voorwaarden van de vervoerder voordat u boekt: veel vervoerders beperken of weigeren kunstwerken, en een kunstwerk dat tegen die voorwaarden in is verzonden, is misschien helemaal niet gedekt.

• Ga na of kunst wordt aanvaard, en tot welke waarde. DHL Express bijvoorbeeld beschouwt kunstwerken als beperkt toegelaten: boven een bepaalde waarde aanvaardt het ze alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming, en die grens verschilt van land tot land (landenvoorwaarden van DHL Express). Postdiensten en andere koeriers hebben hun eigen regels.
• Aangetekend of verzekerd verzenden is geen kunstverzekering. De dekking is meestal beperkt tot een vast bedrag en vraagt vaak een bewijs van de waarde. Vergelijk dat maximum met wat het kunstwerk waard is.
• Vraag het uw eigen verzekeraar. Sommige inboedelverzekeringen dekken kunstwerken tijdens vervoer, of kunnen dat voor één zending toevoegen.
• Geef een realistische waarde op, onderbouwd met een factuur, een taxatie of een recente vergelijkbare verkoop. U kunt nooit meer claimen dan u kunt bewijzen.
• Kies voor bezorging met track-and-trace en handtekening bij ontvangst, en verzend liever niet op vrijdag, zodat het pakket niet het hele weekend in een depot blijft staan.
• Etiketten: het adres bovenop en op één zijkant, een kopie van het adres in de doos, "Breekbaar", pijlen "Deze kant boven" op alle zijden, en "Glas" waar dat van toepassing is.
• Bewaar alles: het verzendbewijs, het trackingnummer, uw foto's van het inpakken.

Verzenden naar het buitenland

Binnen de EU kunnen kunstwerken vrij worden verzonden: voor particuliere zendingen zijn er geen douaneformaliteiten. Buiten de EU ligt dat anders.

Buiten de EU gaat elke zending door de douane. U hebt een douaneaangifte nodig (de vervoerder levert het formulier) waarin staat wat het kunstwerk is, wat het waard is en of het om een geschenk, een verkoop of een tijdelijke uitvoer gaat. De ontvanger moet in zijn of haar land misschien invoerbtw of invoerrechten betalen.

Voor sommige kunstwerken is ook een uitvoervergunning nodig. Volgens de Europese regels is een vergunning nodig om "cultuurgoederen" buiten de EU te brengen, en dat geldt ook als u ze met de post verstuurt of in uw bagage meeneemt (Nederlandse Erfgoedinspectie). Voor kunstwerken is de vergunning alleen nodig als het werk meer dan 50 jaar oud is, niet toebehoort aan de kunstenaar die het heeft gemaakt, en meer waard is dan:

Bron: bijlage bij Verordening (EG) nr. 116/2009, bevestigd door de erfgoeddienst van de Federatie Wallonië-Brussel.

Onder deze grenzen is geen Europese vergunning nodig. Houd er rekening mee dat afzonderlijke landen bepaalde kunstwerken met eigen regels als nationaal erfgoed kunnen beschermen, en dat sommige landen (Frankrijk bijvoorbeeld) hogere nationale grenzen hanteren. Komt een kunstwerk mogelijk in aanmerking, vraag het dan vóór de verzending na bij de erfgoedinstantie van uw regio of land, of laat een kunsttransporteur het regelen.

Verzenden naar of vanuit het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen of de Verenigde Staten geldt als het verlaten van de EU.

Bij aankomst

Vraag de ontvanger om:

1. De doos te controleren voordat hij of zij tekent, en zichtbare schade op het ontvangstbewijs te noteren.
2. Het pakket voor het openen een paar uur op kamertemperatuur te laten staan als het door koude of vochtige omstandigheden is gekomen.
3. De doos voorzichtig te openen door de tape door te snijden, en nooit met een mes in de doos te steken.
4. Elke laag tijdens het uitpakken te fotograferen, en ook het kunstwerk zelf, voordat het wordt opgehangen.
5. Schade meteen aan de vervoerder te melden; de termijnen voor een claim zijn kort.

Korte checklist

• Methode gekozen die bij het kunstwerk past (plat, opgerold, kist, kunsttransporteur)
• Verf helemaal droog; nergens loslatende verf
• Foto's gemaakt van het kunstwerk en van het inpakken
• Glas afgeplakt (alleen echt glas)
• Pergamijn of zijdepapier tegen het kunstwerk, niets klevends erop
• Hoeken beschermd
• Stevige platen aan voor- en achterkant
• Dubbele doos, geen beweging bij de schudtest
• Vervoerder aanvaardt kunst van deze waarde; verzekering nagegaan
• Douaneaangifte en zo nodig uitvoervergunning (buiten de EU)
• Etiketten op alle zijden; kopie van het adres in de doos
• Trackingnummer gedeeld met de ontvanger

Bronnen

• National Gallery Singapore: hoe u een ingelijst schilderij inpakt
• US National Park Service, Conserve O Gram 17/6: een ingelijst tweedimensionaal object inpakken
• Conserveringsforum MITRA (University of Delaware): schilderijen oprollen met de verf naar buiten
• Fine Art Shippers: hoe u een groot schilderij verzendt
• Art Business Info: pastels inpakken
• DHL Express: verboden en beperkt toegelaten goederen
• Verordening (EG) nr. 116/2009, bijlage I
• Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed: uitvoervergunningen
• Europese Commissie: cultuurgoederen